¿Sabías que el presupuesto de transporte es uno de los pilares sobre los que se asienta la rentabilidad de tu empresa? Presupuesta estos costes de forma 100 % exhaustiva y sin errores con nuestros consejos.
Por qué es importante ajustar bien un presupuesto de transporte
Los gastos de transporte pueden suponer hasta el 30 % de los costes operativos totales. Con semejante peso en la cuenta de resultados, los cálculos incompletos, desactualizados o realizados a ojo ponen en riesgo la gestión financiera de tu negocio.
Estos son algunos de los beneficios que obtienes cuando presupuestas bien el transporte:
- Revela el coste real de cada servicio, ruta o cliente, algo esencial para tomar decisiones informadas sobre lo que gastas en transporte.
- Permite fijar tarifas competitivas sin sacrificar la rentabilidad.
- Ayuda a detectar rápidamente las desviaciones presupuestarias.
- Sirve para negociar con criterio ante clientes y proveedores.
Partidas que no pueden faltar en un presupuesto de transporte
Cuando nos planteamos cómo hacer un presupuesto de transporte, el primer punto es no obviar ninguna partida. La clave está en incluir costes directos e indirectos, ya sean fijos o variables.
Con ello, no nos referimos solo a los más obvios, como el combustible, sino también a los no tan evidentes, como los seguros. Sea como fuere, aquí tienes las partidas que nunca puedes dejar fuera de tu presupuesto:
Gastos de combustible
Constituye la mayor porción del presupuesto de transporte de mercancías; no en vano, puede representar hasta el 40 % del gasto total. Además, se trata de su partida más volátil. Presupuestar el combustible requiere trabajar con escenarios de precio variable, teniendo en cuenta el consumo real por kilómetro de cada vehículo.
Mantenimiento y estado de la flota
El mantenimiento preventivo es imprescindible para conservar la flota en buen estado, lo que te ahorrará costes a medio y largo plazo. Recuerda incluir los siguientes gastos en esta partida:
- Amortización de cada vehículo.
- Revisiones periódicas y mantenimiento preventivo.
- Neumáticos y recambios.
- Fondo de contingencia para reparaciones imprevistas.
Personal y gastos asociados
En 2024, esta partida venía a suponer entre el 22 % y el 34 % del coste total de explotación de un vehículo. No olvides anotar en ella los siguientes gastos:
- Salarios brutos y cotizaciones a la Seguridad Social.
- Horas extras y complementos.
- Gastos de contratación y formación.
- Dietas
Peajes, seguros y otros gastos
Dada su naturaleza fija o semifija, estos costes suelen ser los grandes olvidados del presupuesto de transporte. De hecho, es muy habitual pasarlos por alto o no actualizarlos con suficiente frecuencia.
| Partida | Qué incluir |
| Peajes y viñetas | Autopistas, túneles, tasas por uso de infraestructuras. |
| Seguros (aproximadamente el 4,9 % del total) | Vehículo, mercancía, responsabilidad civil, seguro del transportista. |
| Costes fiscales (aproximadamente el 0,6 % del total) | Impuesto de circulación, impuesto sobre primas de seguros. |
| Gastos administrativos | Gestión documental, software, comunicaciones. |
| Financiación | Cuotas de leasing o préstamos de la flota. |
Cómo establecer un presupuesto realista
La fórmula más empleada para calcular cuánto cuesta un porte específico es:
T = CF (costes fijos) CV (costes variables) × D (distancia recorrida)
Pon en práctica los siguientes consejos para construir un presupuesto mensual o anual realmente fiable:
- Diferencia entre costes fijos y variables.
- No utilices promedios genéricos: tu análisis debe analizar cada ruta y cliente en específico.
- Emplea siempre datos reales y actualizados, nada de supuestos hipotéticos ni de tarifas antiguas.
- Divide el coste total entre las toneladas transportadas y los kilómetros recorridos: así podrás comparar la rentabilidad entre servicios.
- Incluye un margen de contingencia de entre el 5 % y el 10 %: será tu colchón frente a los imprevistos.
- Revisa el presupuesto al menos cada trimestre. Las revisiones frecuentes te permitirán contrastar las previsiones con los datos reales. Emplea como referencia los observatorios de coste publicados por el Ministerio de Transportes: te ayudarán a detectar desviaciones.
Errores que suelen cometerse al establecer un presupuesto de transporte
Cada error que cometes al presupuestar el transporte de mercancías compromete la estabilidad financiera de tu empresa. Conocer cuáles son los fallos más frecuentes es el mejor remedio para evitarlos:
- Ignorar los gastos ocultos (penalizaciones por retrasos, reentregas, tiempos de espera, etc.).
- Trabajar con costes agregados (medias mensuales o anuales). Al no desglosar por ruta, cliente o tipo de servicio, no sabrás cuáles de tus operaciones son rentables y cuáles no.
- Utilizar costes desactualizados (combustible, salarios, peajes, etc.).
- Separar la gestión económica de la operativa diaria (retrasa la detección de desviaciones).
- No incluir la logística inversa ni los servicios adicionales.
- Calcular el coste de combustible según el precio del momento, sin tener en cuenta sus subidas a lo largo del año.
- Ignorar la depreciación del vehículo (distorsiona el margen real de cada operación).
- No actualizar el presupuesto cuando surgen cambios normativos o mercantiles.
- Confundir facturación con rentabilidad: facturar mucho no significa ganar más dinero.
Un presupuesto de transporte bien diseñado constituye una poderosa herramienta de gestión capaz de blindar los márgenes de tu empresa. Mantenlo bajo control con las soluciones tecnológicas especializadas que diseñamos en Programa de Transporte.
General Manager en Ipsplus 42