Existen determinados documentos que no pueden faltar en el transporte terrestre de mercancías. Uno de ellos es la hoja de ruta, un documento que contiene información muy importante sobre la expedición y de cara a las compañías de seguros por si se produce un accidente. Vamos a ver qué es y cómo hacer una hoja de ruta de transporte que cumpla con su propósito principal.
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Qué es una hoja de ruta: ¿para qué sirve?
La hoja de ruta es el documento que acompaña al contrato de transporte de carga entre el transportista y el expedidor. Contiene un listado de todas las expediciones transportadas, y normalmente permanece bajo la custodia del conductor.
También se conoce a este documento como “hoja de reparto” cuando hablamos de transporte de paquetería, quedando el término hoja de ruta ceñido al ámbito del transporte de mercancías. En realidad, cumplen la misma función en los dos ámbitos.
¿Y cuál es esa función? La hoja de ruta sirve para reclamar a las aseguradoras en caso de siniestro. Si durante la expedición se hubiera producido un accidente y, como consecuencia, las mercancías hubiesen resultado dañadas o extraviadas, la hoja de ruta será el documento que justifique que dichas expediciones viajaban a bordo de ese transporte de cara a formular una reclamación a la compañía de seguros.
A medida que la tecnología ha ido avanzando, la hoja de ruta ha dejado de ser un elemento estático (un trozo de papel) para convertirse en un documento dinámico, que se puede editar en tiempo real desde un software ERP de transporte y la APP asociada del chófer, lo cual refuerza su integridad, permite la introducción de cambios sobre la marcha sin penalizar los tiempos de entrega, recoger firmas de entrega, imágenes o documentos escaneados.
¿Es imprescindible una hoja de ruta en transportes?
Según la Ley del Contrato de Transporte Terrestre de Mercancías y el Convenio relativo al Contrato de Transporte Internacional de Mercancías, no es obligatorio llevar una hoja de ruta a bordo.
Sin embargo, dirimir sobre si realmente es imprescindible incorporar la hoja de ruta al transporte es como tratar de justificar la ausencia de un elemento de seguridad. Puede que convenga más enunciar esta afirmación así: “no es imprescindible, pero es sumamente recomendable”.
¿Y por qué lo es? Porque si ocurriese cualquier imprevisto que conllevara un daño sobre la mercancía en la ruta del transporte, y el transportista no contase con la hoja de ruta, no habrá forma de confirmar qué expediciones viajaban a bordo.
Por consiguiente, se creará un vacío legal en el que ni el contratante podrá emprender reclamación alguna (porque no podrá justificar que su mercancía estaba en el camión siniestrado), ni tampoco la propia empresa de transportes (por el mismo motivo).
Cómo debe ser una hoja de ruta de transportes
En realidad, no existe un modelo predeterminado de hoja de ruta. Cada compañía utiliza la plantilla que considera óptima o adecuada para identificar las expediciones que viajan a bordo de sus transportes.
No obstante, la información fundamental que deben recoger las hojas de ruta y que no debe faltar en ningún caso consta de:
- Fecha del transporte.
- Identificación de la empresa de transporte (nombre y NIF/CIF).
- Identificación de la entidad, persona o empresa que haya contratado el servicio (nombre y NIF/CIF).
- Identificación del vehículo a bordo del cual viajan las expediciones (matrícula).
- Identificación del conductor del vehículo (nombre y NIF).
- Identificador único de la expedición (número de envío).
- Datos adicionales sobre la expedición (número de bultos y peso total).
Asimismo, el documento también puede recoger la duración prevista de la ruta (normalmente planificada de antemano en la gestión de flotas de transporte), el número total de kilómetros de la ruta según el mapa oficial, y algún dato adicional sobre la naturaleza de la mercancía transportada.
La elaboración de una hoja de ruta para los transportes por carretera supone incorporar una garantía de reclamo e indemnización frente a posibles accidentes que causen daños en la carga. ¡Ponte en contacto con nosotros para más información!
General Manager en Ipsplus 42