Es posible que lo primero en lo que pienses al escuchar “gestión de flotas” sea en la organización o administración de un grupo de vehículos para el transporte. Y, de ser así, tus pensamientos van por buen camino.
Pero, realmente, el término gestión de flotas de transporte da para escribir largo y tendido, y eso es lo que vamos a hacer. Queremos aprovechar este artículo para explicarte qué es y cómo funciona la gestión de flotas, así como otra información de valor que no te querrás perder.
Contenidos
Definición de gestión de flotas
Se trata de administrar las flotas de vehículos de una empresa, y la función básica de cualquier gestión de flotas es el seguimiento de los vehículos, lo cual permite controlar numerosas funciones, que van desde el mantenimiento de los transportes, pasando por el control de los conductores, hasta la gestión de los pedidos, entre otras cosas.
El control de flotas, en general, persigue aumentar la productividad y el rendimiento de las tareas, además de reducir riesgos, siempre bajo el cumplimiento de la normativa. Así mismo, toda mejora del proceso repercutirá en un aumento de la seguridad, y de la satisfacción final del cliente.
También cabe resaltar que, al hablar de gestión de flotas de vehículos, no solo se hace referencia a transportes de gran envergadura, ya que puede servir para administrar cualquier tipo de transporte de mercancías terrestre. Y la dinámica de la gestión de cada flota dependerá de las particularidades de cada negocio.
¿Cómo funciona la gestión de flotas?
Todas las tareas necesarias para poder llevar a cabo una gestión eficiente de flotas de transporte, se consiguen gracias a la aplicación de softwares específicos, que permiten a toda la plantilla poder trabajar de formar simultánea, cada uno desde su puesto de trabajo con su propio dispositivo, y en tiempo real.
Así, la flota de cada organización presenta sus propias características y, también, otros aspectos comunes con el resto. Lo que hay que tener en cuenta es que se debe disponer de un sistema lo suficientemente completo como para poder beneficiarse de los elementos comunes al resto de compañías y, al mismo tiempo, ser capaz de adaptarse a las particularidades.
Como bien hemos mencionado, la función básica de la gestión de flotas es el seguimiento de los vehículos. Para ello, la herramienta tiene como base la incorporación de un sistema GPS, junto a redes que facilitan la comunicación bidireccional con el vehículo.
Otro aspecto común de este tipo de sistemas es la capacidad de monitorización, de tal forma que se pueda recibir todo tipo de información sobre el estado de los vehículos, conductores, rutas y cargas, consiguiendo mejorar el control y la seguridad.
Así mismo, gracias a la obtención de mayor información, aparece un tercer aspecto común, es decir, la posibilidad de realizar informes detallados, que ayuden a interpretar los datos y faciliten la toma de decisiones.
Al mismo tiempo, otro tipo de funcionalidades son, por ejemplo: la posibilidad de acceder al tacógrafo de forma remota, para realizar un control de la conducción de la flota de transporte; Obtener la información del tráfico en tiempo real, para tener la posibilidad de planificar o modificar rutas, o controlar el estado de las mercancías.
En definitiva, el funcionamiento de la gestión de flotas se basa en disponer de una herramienta integrada, que permita obtener información de cualquier índole sobre la flota, sus conductores, así como de las rutas y mercancías.
Después los datos se envían, para ser observados desde cualquier dispositivo, en tiempo real, junto a un procesamiento automático de dichos datos, para que puedan ser interpretados adecuadamente.
Beneficios de la gestión de flotas
Contar con una eficiente gestión de flotas de transporte reportará a la organización numerosos beneficios. En general, se obtienen mejoras notables en lo referente a costes, eficiencia de los servicios y aumento del control y la seguridad.
También se mejora la conectividad, pudiendo obtener información en tiempo real, mandar órdenes a los conductores e, incluso, proporcionar información al cliente. Además, el incremento de la seguridad repercutirá en la satisfacción y eficiencia laboral, al ayudar a mejorar la experiencia diaria de los trabajadores.
Por otro lado, como consecuencia de un mayor control, se pueden anticipar los problemas y planificar la forma de actuar. Así, se consigue, por ejemplo: reducir el consumo de combustible, los tiempos de entrega, o los costes de mantenimiento de los vehículos, aumentando la vida útil de la flota.
Y, en definitiva, se podrán tomar mejores decisiones gracias a la posibilidad de realizar informes y estudios exhaustivos sobre el rendimiento de la flota.
Sistema de gestión de flotas de transporte Gesruta
El sistema de gestión de flotas de transporte Gesruta, te permite disponer de todas las necesidades para la gestión eficiente de las flotas de transporte de tu organización. Se trata de una solución integral, capaz de adaptarse a las particularidades de cualquier empresa, y cubrir todos los aspectos que se precise gestionar.
Nuestro equipo estará disponible para ayudarte en todo lo que necesites, incluyendo un servicio de consultoría junto a profesionales que te ayudarán a desarrollar, de forma personalizada, la estrategia adecuada para tu negocio.
Conseguirás un control completo de tu flota tanto a nivel operacional, como técnico y documental, con carácter multidispositivo y todo en tiempo real. Estos son algunas de las características de Gesruta:
- Planificación, dirección y gestión del Departamento de Tráfico de la empresa.
- Gestión de pedidos y asociación de cargas y grupajes.
- Registro del kilometraje.
- Opción de carga de múltiples agendas de tráfico,
- Control de vehículos libres y ocupados.
- Gestión del transporte de viajes y albaranes.
- Control de servicios realizados por proveedores subcontratados.
- Completa gestión documental, con capacidad de envío automático de documentación.
- Diseño personalizado de documentos, tales como: ordenes de carga, CMR, consultas, informes configurables, etc.
- Manejo avanzado de tarifas.
- Registro pormenorizado de Clientes, Proveedores, Vehículos, Conductores, Personal, etc.
- Escaneado de documentos simples y complejos.
- Gestión de presupuestos y presentación de ofertas comerciales.
- Emisión automática de facturas.
- Actualizaciones incluidas.
